Četiri načina da izvučete maksimum iz poslovnih sastanaka – i da ih imate manje

Poznati izvršni direktori poput Marcka Cubana, Jeffa Bezosa i Elona Muska se slažu: sastanci su dosadni. Oni su veliki potrošači vremena i energije koji ljude udaljavaju od obavljanja posla koji zapravo ima značaja.

Ali bez obzira na to koliko izgleda da ih najbolji direktori na svijetu mrze, zapravo nema načina da ih se u potpunosti riješimo. To je zato što nije moguće održavati organizaciju bez situacija u kojima sjedite i razgovorate, posebno kada se poslovi razvijaju.

Istina je da ova trojka ne izbegava sastanke zato što su lijeni. Oni jednostavno preferiraju sastanke koji su zaista neophodni i izbjegavaju one koji su samo obavljanje posla. Evo četiri načina da iskoristite sastanke koje zaista morate imati, što će vam, nadamo se, omogućiti da ih imate manje.

Napišite email umjesto sastanka

Bilo da sjedite zajedno oko konferencijskog stola ili putem zooma, sastanci su odlični ako učesnici aktivno učestvuju i direktno razmijenjuju ideje. Oznaka odličnog sastanka je ako svi uključeni zaista dobiju nešto korisno iz njih.

Nažalost, mnogi menadžeri često sazivaju sastanke na kojima samo oni govore. Ti sastanci mogu da budu gubljenje vremena jer učesnici ne osjećaju da njihovo prisustvo dodaje dodatnu vrijednost i ništa novo nije pomenuto.

Jedan jasan znak sastanka koji bi bio jednako efikasan kao i mail je ako je vaš jedini dnevni red da obavijestite o ažuriranjima poput promjena politike, predstojećih događaja ili čak statusnih ažuriranja projekata.

Osim što štedi vrijeme, emailovi takođe mogu poslužiti kao referentne tačke kojima vaš tim može kasnije da se vrati, što je korisno jer su učesnici često ometeni tokom sastanaka. Ukratko, ako će vaš sastanak ličiti na predavanje u učionici, ili snimite video za dijeljenje na Scakcu ili jednostavno napišite sve u mailu.

Planirajte dnevni red

Nema ničeg goreg od sastanka koji je ne samo dug, već ne ide nigdje zbog lošeg planiranja. Osim što troše dragocjeno vrijeme, takvi sastanci takođe mogu biti mentalno iscrpljujući, posebno ako vaše osoblje već ima previše posla.

Da biste učinili svoje sastanke produktivnijim, napišite dnevni red sastanka čak i prije nego što pozovete ključne članove tima. Ne zaboravite da detaljno navedete specifične teme i ciljeve – čak možete odrediti koliko vremena želite da odvojite za svaku temu da sve išlo svojim tokom.

Zapamtite da je svaki trenutak proveden na sastanku vrijeme koje vaš tim i kolege mogu provesti na svojim zadacima, pa je najbolje koristiti to vrijeme mudro tako što ćete biti produktivni.

Pozovite samo one koji treba da budu tu

Prema Worklytics-u, sastanci su najproduktivniji kada su ograničeni na tri do osam učesnika. Bilo šta više od toga i ima mnogo manje prostora za individualno učešće. Još lošije je što ljudi na većim sastancima vjerovatnije budu ometani, gdje će najverovatnije provjeravati mailove ili društvene mreže da bi brže prošlo vrijeme.

Nema ničeg lošeg u prikupljanju raznovrsnih ideja od što više ljudi. To je posebno tačno ako ste dugo zaglavljeni u problemu i potrebne su svježe ideje ljudi izvan projekta. Ali sa ograničenim vremenom na raspolaganju, najbolje je biti strateški fokusiran u vezi sa tim koga ćete pozvati da sjedi sa vama na sastanku.

Kada je riječ o pozivu, manje je više. Držite se ključnih igrača – onih koji imaju stvarni udio u projektu i možda stručnjaka koji mogu pružiti značajno vodstvo ako je potrebno. To će osigurati da su vaši sastanci produktivniji i da su učesnici zaista angažovani.

Možda najvažnije, održavanje liste učesnika vašeg sastanka znači da će se manje vremena potrošiti na objašnjavanje termina i pojmova iz industrije, a više će se vremena provesti u pronalaženju rješenja za problem koji je pred nama. Uostalom, to je sastanak, ne predavanje.

Napravite akcioni plan nakon toga

Najbolji sastanci završavaju se odlukom u kojoj su adresirane sve ključne brige i svi znaju šta treba da urade poslije toga. Da biste to postigli, pobrinite se da završite sastanak stvaranjem akcionog plana koji detaljno opisuje šta treba da se uradi, ko je odgovoran za to i kada treba da se izvrši.

Bez konkretnog akcionog plana, diskusije se lako mogu raspršiti u vjetar, ostavljajući učesnike zbunjene i bez cilja. Još gore, može zahtijevati ponovni sastanak, koji će vjerovatno biti repriza onoga što je već bilo diskutovano. Kada je sastanak završen, pošaljite sažetak o čemu je razgovarano zajedno sa akcionim planom da biste sve završili. Sada možete manje vremena provesti na beskorisnim sastancima i više vremena obavljajući dobar posao sa svojim timom. Ne zaboravite da se i malo zabavite tokom puta!

Šo Devan, saradnik Forbes