Kako (zaista) odmoriti od posla

Kelly Phillips Erb, novinarka FORBES-a

Rashelle Isip, konsultantkinja za produktivnost i trener za upravljanje vremenom iz New Yorka, napisala je knjigu: Vodič eksperta za upravljanje vremenom.

Znam da nisam dobra u udaljavanju od posla. Dijelom je to zato što sam u pretjeranoj potrebi za kontrolom (brinem da stvari neće biti završene), a dijelom zato što želim da moji klijenti i saradnici budu srećni (očigledno je da sam srednje dijete).

Prema studiji Pew Researh Center istraživačkog centra, jedan od najčešćih razloga – i onaj koji poreski, računovodstveni i pravni profesionalci bez sumnje ističu – jeste briga da bi mogli da kasne s poslom ako uzmu više slobodnog vremena. Drugi brinu kako to utiče na njihovu mogućnost za napredovanje ili zbog opterećenja koje bi nametnuli kolegama. Bez obzira na razlog, Isip kaže da moramo da normalizujemo uzimanje slobodnog vremena od posla.

Zašto treba uzeti slobodno vrijeme?
Dok opuštanje može da izgleda kao luksuz, ne bi trebalo da bude. Prema riječima Isip, postoji praktičan razlog zašto treba odmarati: Ako ste iscrpljeni, ne možete da uslužite klijente na najbolji mogući način.
Ustvari, to je jedna od prvih stvari koju ćete čuti kada uđete u avion i krenete na odmor: letačko osoblje uvijek upućuje da „stavite prvo svoju masku za kiseonik prije nego što pomognete drugima“. Ne možete efektno da pomognete drugima ako ste sami na „rezervi“. Iako znamo da je to tačno, u teškim biznisima usluživanja klijenata, kao što su porezi, računovodstvo i pravo, može da bude teško uvidjeti vrijednost uzimanja vremena za sebe.

Međutim Isip predlaže da ako je to primarna briga, vjerovatno je odlično vrijeme da preispitate kako radite i ko bi mogao da bude vaš klijent. Kada je riječ o klijentima koji zahtijevaju vaše cjelokupno vrijeme, možda je dobro da se zapitate, „Da li je to klijent kakvog želim?“.

Planirajte da se opustite
Za neke od nas, samo bukiranje slobodnog vremena može da bude veliki korak. Šta onda?

Isip savjetuje da bi dio odmora ili planiranja odsustva trebalo da uključuje pravljenje mini plana za povratak tako da vas ne sustigne sve odjednom. Ja sam neko ko pravi liste, tako da Isip predlaže izradu kratke liste stvari koje treba prvo uraditi kada se vratim u kancelariju. Na taj način, liste obaveza koje čekaju neće biti prve i glavne misli dok nisam tu. Šta još treba da bude dio tog mini plana?

Zakazivanje sastanaka koje bi trebalo da imate kada se vratite. Često nagomilamo sastanke da nadoknadimo vrijeme dok smo odsustvovali. Ali Isip kaže da zakažemo te sastanke za kasnije – mnogo kasnije. Kada se vratite, dodaje, poželjećete da imate vremena da se organizujete i nadoknadite ono što ste propustili prije nego što uronite u novi krug sastanaka. Zakazivanje tih sastanaka nekoliko dana (ili nedjelja) nakon što se vratite, omogućava vam da lakše uronite u radnu rutinu.

Postavite granice
Dio vašeg plana trebalo bi da uključuje i postavljanje granica. Prije nego što odete na odmor, Isip savjetuje da razmislite da li želite da omogućite ljudima da vas kontaktiraju dok niste tu. Iako znamo da je cilj da se potpuno isključite, realno posmatrano, odgovor na to pitanje mogao bi da bude Da za mnoge od nas. Ako jeste, kaže Isip, morate da upravljate očekivanjima.

Isip podržava automatske odgovore. Često imam osjećaj krivice kada ih uključim, ali Isip da njihova efikasna upotreba može da bude dobra ideja. Komuniciranje vaše raspoloživosti klijentima i kolegama može da pomogne smanjivanju stresa povezanog sa osjećajem da bi stalno trebalo da provjeravate e-mail-ove. Isto važi i za govornu poštu. I, dodaje, sugerisanje kada ste na raspolaganju je isto je kao i kada prodavnice istaknu radno vrijeme – to je dobro oglašavanje i omogućava ljudima da znaju kada realno mogu da očekuju da će nešto moći da urade s vama.

Ako ne možete u potpunosti da se isključite, razmislite o podjeli i blokiranju vremena. Priznaću da sam veliki fan ove strategije. Kada moram da uzvratim pozive klijentima, pokušavam da ih zakažem jedan za drugim u vremenskim segmentima tako da moj dan ne bude niz prekidanja. Isto radim za e-mailove koji nisu hitni – obilježim one nižeg prioriteta kako bih na sve odgovorila u okviru jednog sata.

To mi pomaže da budem produktivnija tokom radne sedmice. Isip kaže da bi to mogla da bude efikasna strategija i ako morate da radite na odmoru – raspoređivanje vremena za rad (i pridržavanje) mogu da vam omoguće da se osjećate bolje kada je riječ o oslobađanju vremena kasnije tokom dana radi opuštanja. Trebalo bi, međutim, da budete konzistentni i, Isip naglašava, eksplicitni.

Ako ste dostupni za pozive u određeno vrijeme svakog dana – što je idealno – to jasno naglasite. Vaš email ili govorna pošta treba jasno da komunicira, „biću na raspolaganju samo od jedan do tri popodne“ ili kada god da imate taj prostor za komunikaciju.

Slično tome, ako apsolutno morate da se javite kancelariji dok niste tu, recite kolegama ili asistentu kada da očekuju vaš poziv.

Van tog vremena, ona kaže, pojasnite da ste dostupni samo „ako je apsolutno urgentno“. Ključno za ovu strategiju? Osigurajte da vaše kolege ili asistenti razumiju šta je urgentno. Ako je u toku projekat povezan sa revizijom ili povratom poreza, na primjer, istaknite aktivnosti koje bi zasluživale odgovor i budite što određeniji. „Ako može da čeka“, savjetuje Isip, „neka čeka“.

Ometanje
Može da pomogne ukoliko se otarasite ometanja. To uključuje isključivanje notifikacija na telefonu – možete ponovo da ih aktivirate kada se vratite. I ako imate aplikacije koje koristite za rad, poput Slack-a, razmislite da ih privremeno obrišete. Ne morate da znate oko čega su kolege iz računovodstva ili drugog odjela u vašoj kompaniji zabrinuti u ovom trenutku. A što se tiče društvenih mreža? Isip savjetuje da ne gledate društvene mreže dok ste na odmoru. Veoma je lako da vas usisaju informacije šta se dešava negdje drugo – i da se ne fokusirate na to gdje ste u ovom trenutku. Dok ste na odmoru, kaže ona, „uživajte u svijetu oko vas“.

Može da bude teško opustiti se, posebno za neke od nas koji imamo osjećaj da uvijek nešto radimo. Isip kaže da odmor može da ponudi odlično vrijeme da vježbate da ne zakazujete bilo šta u vašem kalendaru, uključujući obilaske i događaje.

Oni koji pretjeruju u zakazivanju skloni su da isto rade i na odmoru, ali dodaje, ne mora svaki dio dana da bude popunjen. Priznaću da je taj savjet prilično izazovan. Volim da sam zauzeta. Za nas kojima je teško da ne radimo ništa, Isip ima alternativni prijedlog – vježbajte da ne zakažete ništa tokom jednog sata ili više svakog dana kada niste na poslu. Nemojte da popunjavate to vrijeme i samo gledajte šta se dešava.

„Povezujemo to što ne radimo ništa sa ljenošću“, kaže ona, „ali postoji vrijednost u opuštanju. Budite dovoljno hrabri da vidite koliko možete da se opustite“.

Potrudite se

Ako jednostavno ne možete da kažete ne poslu, razmislite o načinima da odvojite dio vremena, a da nemate osjećaj kao da radite. To može da bude profesionalni razvoj – čitanje teksta ili gledanje seminara koje ste odlagali. Priznajem da sam potrošila dio prošlogodišnje zimske pauze na gledanje kurseva edukacije u oblasti prava – bili su mi potrebni dodatni sati, ali nisam mogla da nađem vrijeme.

Iako nije bilo u potpunosti opuštajuće, pomoglo mi je da skinem neke stvari sa liste obaveza i da se osjećam kao da sam postigla nešto dok mi je to i dalje dozvoljavalo da provedem dio vremena sa porodicom. Dok je maksimalno opuštanje na odmoru prioritet, korisno je razumjeti da to ne mora biti potraga u stilu sve ili ništa. „Potrudite se“, kaže Isip. Morate da budete svjesni svojih ograničenja i da planirate u skladu s tim.

U najvećem dijelu, naglašava – odmor je odmor. Pročitajte neku laganu knjigu ili radite nešto drugo što vas opušta. Većina drugih stvari može da sačeka.

Povratak u kancelariju
Pod pretpostavkom da imate vremena da se opustite, šta je sljedeće? Ako ste kao ja, jedan od najgorih dijelova odmora je povratak u kancelariju jer moj um automatski prelazi u razmišljanje šta moram da uradim kad se vratim. Želim da sve bude urađeno što je brže moguće.

To može da bude greška, prema Isip. Žurenjem da se vratite na posao, poništavate bilo kakvo opuštanje koje ste upravo postigli. Morate da se lagano vratite u rutinu, upozorava ona. Kada se vratite, razmotrite izradu liste svih stvari koje mislite da treba da uradite – ne obavezno po redu. Izbacivanje iz glave svih stvari kojima bi trebalo da se bavite može da bude olakšanje samo po sebi. Zapišite sve, kaže ona, i onda počnite da planirate vaše naredne korake.

I sjećate li se onih sastanaka koje ste odložili zakazujući ih nekoliko dana ili sedmica kasnije? To je korisno jer vam daje prostor za predah. Umjesto žurenja na sastanke, možete da prođete kroz email i pobrinete se za ono što je najznačanije tako da budete spremni da se na kraju vratite na staro.

Vježbajte tokom godine
Isip kaže da su neke od naših radnih rutina samo to – rutine – i ne računaju se u to koliko dobro koristimo naše vrijeme. Ostavljanje vremena da razmislite kako možete bolje da uredite raspored rada može da bude prekretnica. Na primer, ne morate uvijek da budete za vašim stolom samo zato što se to očekuje od vas. Zapitajte se, „da li radim zbog rada ili zapravo završavam neke stvari?“

Ako imate problem da odete iz kancelarije, Isip savjetuje da se proba sa mini pauzom. To može da bude u formi kraćeg rada tokom leta ili tokom manje napornih dana tokom godine. Kada ste u poslu koji ima rokove, kao što su porezi, računovodstvo i pravo, znate kada će naići period gužve.

Ako znate da ćete da radite cijeli dan u martu, a da ćete imati malo slobode u novembru, planirajte da prilagodite raspored tome. Ako vaš rad nije sezonski, može da varira i u zavisnosti od dana u sedmici. Obratite pažnju na prirodnu oseku i protok rada tokom sedmice, kaže Isip, i razmotrite kako da napravite pauzu. Vježbajte da uzmete pun sat za ručak, na primjer. To je jedan način da date sebi pauzu, a da ne uzmete puno od svog dana.

Napravite plan
Ako niste imali vrijeme za sebe – bez obzira na razlog – nemojte da se obeshrabrite. Isip vas ohrabruje da sada razmislite o sljedećem odmoru. „Napravite plan“, kaže ona. A za one kojima je teško da odgurnu posao, kaže da sklone osjećaj krivice.

„To vam se duguje“, objašnjava. Vrijeme odmora i plaćenog odsustva nisu samo preporuke. Većina poslova sa punim radnim vremenom podrazumjevaju vrijeme za odmor plus plaćeno odsustvo svake godine – zapisani su u vaš opis posla. „Dio vašeg posla je da napravite pauzu“, naglašava ona.

Kelly Phillips Erb

Fokusirana sam na poresko pravo i poreske kontroverze. Cilj mi je da pomognem poreskim obveznicima da poštuju propise i ne upadnu u problem. Diplomu i master u oblasti poreza stekla sam na Pravnom fakultetu Temple University School of Law u Philadelphia. Dok sam pohađala pravnu školu, bila sam praktikant u poreskoj diviziji Uprave za interne prihode (IRS) za oporezivanje prenosa imovine preminulih i poklona, i učestvovala u analizi i reviziji povrata poreza na preminule. Počela sam da pišem pod pseudonimom Poreska djevojka prije više godina i volim da komplikovane informacije učinim dostupnim poreskim obveznicima i poreskim profesionalcima. Mrzim spiskove nagrada, ali imam nekoliko na koje sam posebno ponosna, uključujući nagradu Philadelphia Business Journal “40 ispod 40” i to što sam imenovana za jednu od Global Tax 50 u izboru međunarodnog časopisa za poreze (International Tax Review), za moje “neumorno i posvećeno izvještavanje o porezima“. Volim da putujem s porodicom i puno vremena provodim objašnjavajući djeci zašto ne možemo da se preselimo u Evropu – ove sedmice.